Archiveren & digitaliseren

Waarom archiveren?

  • Vanwege de informatiebehoefte van medewerkers/ studenten/ wetenschappers/ docenten etc. Of: welke informatie is nog om het werk te kunnen doen? En is deze informatie gedeeld, dus kan iemand het werk overnemen bij ziekte of verlof?

  • Belang van verantwoording, bewijsvoering en transparantie. Visitatiecommissie, accountantscontrole, managementrapportages, voorkomen van imagoschade etc. Of: Hoe bewijst de TUD dat het werk goed gebeurt volgens de gemaakte afspraken?

  • Cultureel erfgoed. Onderzoek/statistieken en bron voor historische publicaties en onderzoeken. Archivering van bestuurlijke, onderzoeks- en onderwijsinformatie (zowel fysiek als digitaal)

  • De TUD valt onder de Archiefwet en de diverse archiefregelingen. Hierin staat beschreven op welke manier moet worden omgegaan met het archief van de TUD.

Archiveren

Archieven zijn er in alle soorten en maten. Bijvoorbeeld aanmeldingen studenten, cijferlijsten, onderzoeksrapporten, hoogleraar archieven, dissertaties, lesmateriaal, promotieregister, brochures, pr-campagnes, beleidstukken, klachten, notulen, handleidingen, werkinstructies, (traject tot) offertes, contracten, etc. Deze moeten op een geordende en toegankelijke manier soms wel voor eeuwig worden bewaard. In de selectielijst van de TUD kun je een overzicht de bewaartermijnen vinden.

Advies over ordenen, digitaliseren en uitbesteden

We helpen je graag mee met het uitzoeken van digitale of papieren stukken. Heb je dus een mappenschijf, volle email-box, usb, bureaulade of kast? Gooi niets weg, maar mail ons even. Daarna weet je precies wat er waar bewaard moet worden en wat niet en loop je geen risico bij bijvoorbeeld een accountants- of andere controle of visitatie. 

Het uitzoeken van archief kan een tijdrovende klus zijn. Zeker als er nog niet eerder een ordening is aangebracht (bv bij email) of als het gaat om heel veel data. Dan is het wellicht een optie om extra capaciteit in te huren. We kunnen hierin adviseren en ook indien gewenst het proces begeleiden. Het benodigde budget is afhankelijk van de kenmerken van het archief en de wensen vanuit de aanvrager

Als je een papieren archief wil laten scannen, komt er heel wat bij kijken. Je moet onder andere nadenken over waar je je digitale stukken gaat bewaren en hoe je straks de juiste stukken kan vinden.  Door een en ander vooraf te bepalen bespaar je zeer waarschijnlijk tijd en geld uit en heb je meer aan je digitale archief. De Library kan je helpen door samen een plan te maken. We kunnen ook het proces begeleiden en indien gewenst adviseren in organisaties die gespecialiseerd zijn in allerlei soorten archieven.

Als het  te scannen archief bijvoorbeeld te groot, te broos of te vertrouwelijk is om te laten digitaliseren door eigen medewerkers of studenten, kan het werk uitbesteed worden. Het benodigde budget is afhankelijk van onderstaande kenmerken van het archief en de wensen van het digitaliseren.

Mail ons via DM-lib@tudelft.nl en komen we graag langs voor advies.

Inventarisatie

Voor elk archief is het handig om vooraf te weten om welke informatie het gaat (het onderwerp), door wie het is gemaakt (persoon, team, dienst/faculteit) en welke periode ongeveer (dus bijvoorbeeld “wetenschappelijke rapporten Bouwkunde van 1999 tot 2010” of “werkverslagen van team x van 1978 tot 2003”).

En voor het digitaliseren van een papieren archief om inventarisatie van het volgende te hebben: de grootte van het archief (hoeveel dossiers, aantal dozen, meters), het formaat (A4 of anders) de materiële staat (oud archief of niet), de inhoud van het archief (welke onderwerpen) en de manier van inzien na digitaliseren (welke zoekvragen zijn belangrijk, welke overzichten, wie moet er bij kunnen, etc.).