100.000 m2 omvat het cluster: de faculteiten ME en IO, het CvB-kantoor, Coffee & Bikes en nog een paar locaties. ‘Wij voorzien in de dagelijkse dienstverlening, waaronder onderwijsondersteuning, schoonmaak, meubilair, verhuizingen, bewegwijzering, toegangs- en registratiesystemen, postbezorging. Alles wat vast zit, valt onder de gebouwbeheerder, alles wat los zit doen wij’, vertelt Yvonne Ensink, Coördinator Dienstverlening.

Dat is normaliter al een flinke uitdaging. ‘ME is de faculteit met de meeste studenten en de opleidingen zijn ontzettend in trek. Dat is goed voor de TU, maar een behoorlijk klus voor onze afdeling. De laatste jaren zijn we vooral bezig met het dichter bij elkaar zetten van afdelingen en het clusteren van voorzieningen om maar ruimte te maken voor nieuwe opleidingen’, zegt Will Sneekes, voorman van het cluster. Ook Guido Hellemons, medewerker dienstverlening en BHV-coördinator is daar druk mee. ‘Verhuizingen en alles wat daarbij komt kijken is een van mijn hoofdtaken, en ik ben ook verantwoordelijk voor de trakakasten, het elektronisch sleutelbeheersysteem, over de hele campus. We werken voor zoveel mensen met allemaal verschillende wensen. Geen dag is hetzelfde, dat maakt dit werk ook zo leuk.’

Duizenden posters en stickers

Eind februari begon dat werk wel een andere wending te nemen. Ensink: ‘Toen zat het virus nog vooral in China, maar we vermoedden al dat het hierheen zou komen. Dienstverlening en procesteam Services hebben toen de koppen bij elkaar gestoken om alvast aan hygiënemaatregelen te werken. We konden ons de uitbraak van het Norovirus in 2014 nog goed herinneren. We zijn posters met advies over handen wassen gaan ophangen in alle toiletten, liften en pantries, dan heb je het op de campus over meer dan 2.000 ruimtes. Er kwam alleen telkens een instructie bij, dus hebben we die posters vier keer moeten vervangen.’ En daar bleef het niet bij: ‘Er moesten desinfectiezuilen komen en later moesten de regels voor anderhalve meter afstand houden ingevoerd. Dat betekende looproutes omleggen en bewegwijzering aanpassen. We hebben ik weet niet hoeveel stickers geplakt.’

Plantjes, lockers en koelkasten

En toen werd het maart en ging bijna iedereen naar huis. ‘Elke week hadden we een opstartoverleg waarbij we bespraken wat het online werken allemaal betekende voor voorzieningen als printen en koffieapparaten. We hebben aan alles gedacht. Zo zijn we bij alle pantries langs geweest om de koelkasten leeg te halen, want mensen hadden van alles achter gelaten’, zegt Ensink. ‘Studenten mochten ook niet komen, maar ze hadden wel inlevermomenten, want veel kan digitaal, maar niet alles. Dus was er een printer beschikbaar bij IO.’ Sneekes: ‘Dat ging dan als een lopend vuurtje en kwamen studenten van andere faculteiten ook hiernaartoe, daarom hebben we maar een tweede printer ter beschikking gesteld.’

Ook waren ze druk met het registreren van spullen die mee naar huis werden genomen. ‘Veel mensen kwamen hun beeldscherm ophalen en een goede bureaustoel, dat moest allemaal worden vastgelegd.’ Spullen van studenten bleven juist vaak liggen. ‘Voor het begin van de zomervakantie halen we alle lockers standaard leeg voor onderhoud en reparatie. Wat er dan nog inzit, slaan we op in de kelder, maar dit jaar hadden we vier keer zoveel als normaal om op te slaan’, vertelt Hellemons. Ook veel plantjes bleven onverzorgd achter. ‘Medewerkers vroegen ons of we de plantjes wilden water geven, maar die moesten we teleurstellen: daar hadden we echt geen tijd voor’, aldus Ensink. Alleen planten met een onderhoudscontract hebben daarom waarschijnlijk de lockdown overleefd.

Toegang

‘Voor dit alles was het wel heel belangrijk dat wij met zijn drieën in de crisisteams van IO en ME zaten’, zegt Sneekes. ‘Dan wisten we alles uit de eerste hand en konden we snel schakelen. De lijntjes waren lekker kort.’ Hellemons: ‘Een van de eerste besluiten was, dat er nog maar één ingang per gebouw gebruikt mocht worden. Bij noodgevallen moeten de andere deuren natuurlijk wel open, dus het was puzzelen om het toegangssysteem opnieuw in te richten. Daarna moesten we mondjesmaat weer andere deuren toevoegen. Zo ben je voortdurend bezig met alles te regelen volgens de maatregelen die uit zo’n crisisteam komen.’ Inmiddels wordt campusbreed iedereen die een gebouw betreedt, geregistreerd: ‘Dat zijn belangrijke cijfers, want je mag maar met twintig procent studenten en medewerkers aanwezig zijn. Zo kunnen we aantonen dat we daar niet overheen gaan.’

Zalen aanpassen

‘Uiteindelijk moesten we ook alle ruimtes beoordelen op hoeveel mensen erin mochten. Daar zijn we letterlijk gewapend met rolmaten het gebouw voor doorgegaan om te kijken waar we aanpassingen moesten maken. Dat was wel een monnikenwerk’, zegt Ensink. Hellemons: ‘Alle collegezalen moesten ook coronaproof ingericht, zodat iedereen altijd op anderhalve meter afstand werkt. Al het meubilair dat daardoor overbodig werd staat tijdelijk in opslag. Dat zijn duizenden stoelen en tafels. Daar kwamen dan de specifieke wensen van de faculteit nog bij, bijvoorbeeld dat ze studenten in groepjes aan een tafel willen laten werken. We hebben daarvoor dus plexiglas moeten laten plaatsen.’ Ensink: ‘Je wilt ook liever aangeven wat wel mag, in plaats van wat niet mag. Daarom hebben we bij IO een sticker ontwikkeld met “Please take this seat”, dat klinkt toch wat vriendelijker.’

Lastig voor studenten

Voor de zekerheid werd er in de collegezalen wel met tiewraps voor gezorgd dat een deel van de stoelen ook echt niet gebruikt kon worden. ‘We kennen onze studentenpopulatie’, zegt Ensink. Toch hebben ze ook vooral begrip voor studenten. Sneekes: ‘Ze komen ook voor het studentenleven, de feestjes, lol maken. Nu mag er bijna niets. Bij ME hebben we daar samen met de FSR op ingespeeld. We hebben een prijsvraag uitgeschreven met de opdracht: Verzin iets ludieks dat binnen de regels valt en waar jij als student vrolijk van wordt. We hebben 300 ideeën binnengekregen! De leukste krijgen straks een prijs. Voorwaarde is wel dat het praktisch uitvoerbaar is. Denk aan koffiebekertjes met de tekst “U drinkt toch ook op anderhalve meter?”’

Ook IO-studenten lieten zich van hun creatieve kant zien. Sneekes: ‘Het jaarlijkse IO-festival voor 1900 studenten werd online georganiseerd. Studenten konden online chatten en beelden delen waarop je ze zag dansen. En de DJ’s stonden netjes op afstand. Dat hebben ze echt heel goed gedaan.’ Soms willen ze ook wel eens te creatief zijn. ‘Een docent had bedacht dat studenten moesten kijken hoe afstand houden ging voor blinde mensen. Dat zouden ze buiten doen, maar omdat het regende, liepen de studenten door de hal met mondkapjes voor hun ogen. De verwarring was compleet. Dat moeten we dan melden, want dan is de veiligheid in het geding’, zegt Ensink. Sneekes: ‘Het valt ook niet mee voor creatieve breinen, alles moet normaal gesproken wijken voor die creativiteit, maar dat kan nu even niet.’

BHV

Inspelend op de telkens wisselende omstandigheden en maatregelen, is FM al driekwart jaar bezig alle ballen in de lucht te houden. Een deel van de collega’s doet dat vanuit huis. ‘Ons werk is natuurlijk voornamelijk op de campus, daarom was de afspraak er twee FTE per faculteit op de campus aanwezig mochten zijn’, vertelt Sneekes. De aanwezigheid van FM’ers is ook belangrijk voor de BHV. ‘We hebben een essentiële taak in de BHV. Vroeger was het zelfs een verplicht onderdeel voor iedere FM’er. Dat is ook niet zo gek, want wij kennen de gebouwen op ons duimpje’, zegt Ensink. ‘We komen overal, dus als er een incident is, kunnen we direct handelen’, vult Sneekes aan. Momenteel wordt er dus iedere morgen geteld of er voldoende BHV’ers aanwezig zijn. ‘Er moet voldoende ondersteuning zijn voor het aantal personen dat in het gebouw aanwezig is’, legt Hellemons uit.’ Wordt dat aantal niet gehaald, dan kunnen er brandwachten of externe BHV’ers worden ingeschakeld om te zorgen dat gebouwen open kunnen blijven.

‘Het is ook niet de bedoeling dat ze dagelijks naar de campus komen terwijl ze geen reguliere werkdag hebben. We moeten het doen met de mensen die die dag aanwezig zijn. Dat is een redelijk vaste ploeg, gelukkig hebben we tot nu toe altijd voldoende BHV’ers gehad.’ Voor de laboratoria gelden echter andere regels. ‘Afhankelijk van de processen die er draaien zijn er mensen met een zogenaamd verzwaard pakket nodig’, zegt Hellemons. Dat betekent dat ze met adembescherming kunnen omgaan. ‘Als er bijvoorbeeld experimenten gedaan worden waarbij koolmonoxide kan vrijkomen en er is niemand met zo’n verzwaard pakket aanwezig, dan geven we dat door aan de afdelingsvoorzitters. Wij signaleren, zij beslissen.’ Niemand wil dat er panden of labs gesloten moeten worden, maar veiligheid gaat voor alles. 

Weinig reuring

Aan werk dus geen gebrek bij FM, maar er mist duidelijk wat: ‘Het niet leuk om zo te werken. Je mist de reuring in het gebouw en de contacten met collega’s uit het team’, vindt Ensink. ‘Die rare, ijzige stilte van die eerste maanden heb ik nog nooit meegemaakt in mijn twintig jaar bij de TU, zelfs niet met Kerst. Je kon een speld horen vallen.’ Hellemons: ‘Soms lijkt het of je in een fictieve wereld werkt: je moet meubilair plaatsen voor nieuwe medewerkers die fysiek niet aanwezig zijn, maar je moet voorbereid zijn voor als ze straks wel mogen komen. Je hebt ook geen onmiddellijk resultaat van je werk, je hoort het veel later als mensen tevreden zijn, of als het nog aangepast moet worden.’ 

Veel moois

Desondanks overheerst het optimisme. ‘Door corona zijn we als dienstverleningsteam dichter bij de faculteit komen te staan. We waren al onderdeel van de faculteit, maar dat gevoel krijgen we nu ook van hen terug. Ze hebben gezien dat wat wij achter de schermen doen, voor de schermen effect heeft. Dat ze hun fiets kunnen stallen, dat de toegang geregeld is, dat er desinfectiemiddelen zijn. En dat we meedenken met de faculteit in oplossingen’, zegt Ensink. Sneekes beaamt dat: ‘Het is nu veel duidelijker wat wij doen, we zijn van de achtergrond naar de voorgrond getreden, en er wordt veel meer naar onze mening gevraagd.’ Ensink: ‘Ik ben trots op het team dat we hebben en hoe we in deze crisis met zijn drieën hebben geacteerd. Daarachter staat natuurlijk het hele team! Ik ben trots op wat we hebben neergezet.’