Regeling sponsoring studentenactiviteiten

Deze regeling richt zich op het mogelijk maken van activiteiten georganiseerd voor en door studenten, en is van toepassing op aanvragen op het terrein van de maatschappelijke, sportieve en culturele vorming van studenten van de TU Delft.

De organisatie van een activiteit moet in handen te zijn van een organisatie gevormd uit de studentengemeenschap van de TU Delft. Ook moet de activiteit georganiseerd te zijn ten behoeve van die studentengemeenschap. De minimale deelname aan het evenement is 50 personen en is niet vereniging gebonden. De activiteit dient een open karakter te hebben. Ter promotie van het evenement dient op behoorlijke wijze publiciteit te worden gegenereerd.

Om voor sponsoring in aanmerking te komen, moet schriftelijk een aanvraag bij de Unit Sport en Cultuur worden ingediend. De aanvraag dient te worden ingediend uiterlijk op 1 oktober, 1 december, 1 februari en 1 juni, en ten minste 6 weken voor de aanvang van de activiteit. De aanvraag dient te bestaan uit:

  1. Een toelichting op het doel en de inhoud van de activiteit.
  2. De wijze waarop de activiteit wordt georganiseerd (organisatie, commissie).
  3. Een toelichting met betrekking tot de doelgroep, het beoogde aantal deelnemers, alsmede voor zover van toepassing de verhouding TUD-studenten/anderen.
  4. Het programmaoverzicht en de datum.
  5. Een opgave van de mate van beslotenheid/openheid van de activiteit, alsmede mate van publiciteit die aan de activiteit gegeven zal worden.
  6. Een overzicht van mogelijk te verrichten tegenprestaties.
  7. Op verzoek: verdere gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de sponsoraanvraag.

De aanvraag dient vergezeld te gaan van een begroting. Hierbij dient te worden overlegd:

  1. Een opgave van de eigen bijdrage van de organisatie en de deelnemers aan de activiteit.
  2. Een indicatieve opgave van andere bronnen van inkomsten (sponsoring).
  3. Een overzicht van uitgaven.

Aanvragen

Een sponsoraanvraag dient gericht te worden aan: sponsoraanvragen-sc@tudelft.nl met behulp van dit aanvraagformulier.

Toekenning van de sponsoring

Hoofdregel is dat activiteiten die voldoen aan de sponsorvoorwaarden in aanmerking kunnen komen voor sponsoring.
De activiteit dient in ieder geval te voldoen aan de volgende 3 criteria:

1.       De activiteit wordt georganiseerd voor en door studenten.
2.       De activiteit heeft een open karakter.
3.       De activiteit heeft een bereik van ten minste 50 personen en minimaal 75% hiervan is student.

De hoogte van het bedrag is mede afhankelijk van de mate waarin de studenten van de betreffende activiteit profiteren en het aantal aanvragen per periode. Daarnaast zal de aanvraag ook worden beoordeeld op het innovatieve karakter van de activiteit en worden getoetst aan het geldende beleid en bijbehorende speerpunten van de TU Delft.

Na toekenning van sponsoring ontvangt de organisatie 75% van het toegezegde bedrag.

De organisatie dient zo spoedig mogelijk na afloop van de activiteit een eindafrekening in. Deze dient te omvatten:

  1. Een gedetailleerd exploitatieoverzicht en een toelichting daarop.
  2. Een verslag van de gehouden activiteit.
  3. Een opgave van de bijdrage van anderen dan de TU Delft (de organisatie zelf, derden etc.).
  4. Een opgave van het totaal aantal deelnemers/bezoekers, waarbij tevens het aantal studenten van de TU Delft expliciet moet worden opgegeven.


Na ontvangst en beoordeling van de eindafrekening wordt het resterende bedrag overgemaakt. Wanneer er sprake is van onderbesteding zal er naar rato worden ingehouden. Overschrijding van het budget is te allen tijden voor rekening van de organisatie.

Bijzondere bepalingen

Indien blijkt dat er in de redenen, die tot toewijzing dan wel afwijzing van het sponsor-verzoek hebben geleid, verandering is gekomen, kan een genomen besluit worden herzien. De gesponsorde organisatie dient de Unit Sport en Cultuur op de hoogte te stellen van mutaties zoals opheffing, verhuizing ect.
De gesponsorde organisatie stelt de Unit Sport en Cultuur in de gelegenheid inzage te nemen in alle boeken en bescheiden, voor zover niet betrekking hebbende op persoonlijke gegevens. De organisatie verstrekt alle inlichtingen, welke nodig zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid van de door haar verrichte werkzaamheden.

Er kan gemotiveerd afgeweken worden van deze regeling.