De eerste signalen kwamen na de kerstvakantie. ‘We kregen vanuit de faculteit het bericht om op te letten of er mensen terugkwamen uit Wuhan’, vertelt René Delfos, opleidingsdirecteur van de bachelor Werktuigbouwkunde en docent transportverschijnselen. ‘Dat was voor de studenten van de Nederlandstalige bachelor niet zo van toepassing, maar wel in de master en zeker ook onder promovendi en postdocs. Niet zo lang daarna kwam echter ook de vraag wat de mogelijkheden waren om op korte termijn over te gaan op online onderwijs.’ In eerste instantie voor ME geen onoverkomelijk probleem: ‘We filmen al zo’n 15 jaar lang colleges en plaatsen ze op Collegerama. Bijna elk college is inmiddels wel beschikbaar. Q3 hebben we dus voor de theorievakken afgerond via die video’s. Voor de projectvakken was dat lastiger, daar heb je de werkplaats en fysiek samen bouwen voor nodig. De cijfers voor de projecten hebben we daarom noodgedwongen grotendeels gebaseerd op tussentijdse resultaten.’

Code of Conduct

Voor de tentamens moest er ook een oplossing komen. ‘Al die verschillende tentamens ‘proctored’, dus met online-surveillancesoftware doen, was niet haalbaar; qua vorm, maar ook qua capaciteit. Dat kan wel bij wiskundevakken, die met vragendatabases werken, maar onze werktuigbouwkundetentamens lenen zich daar niet erg voor. Daarom moeten studenten nu aan het begin van het tentamen verklaren dat ze de Code of Conduct van TU Delft onderschrijven en als aankomend ingenieur niet zullen frauderen. Natuurlijk houd je niet tegen dat ze het soms toch doen. Daarom bellen we steekproefsgewijs studenten op om het tentamen door te spreken. Zo kom je er achter of ze het echt zelf gemaakt hebben. Daar zijn helaas wel meerdere potentiële fraudegevallen uit naar voren gekomen; die komen dan bij de examencommissie terecht, en die heeft er nogal wat kunnen bevestigen.’

Centraal crisisteam

Intussen zat John Lander, manager bedrijfsbureau bij CRE&FM, ook niet stil. ‘We waren al in februari uit voorzorg bezig met de voorbereidingen voor als het virus naar Nederland zou komen, al waren we daar niet zeker van. En toen was opeens de zevende besmetting in Nederland bij TU Delft. Vanaf dat moment had ik wekenlang iedere dag overleg binnen het centrale crisisteam. Het was een gekke situatie toen in maart bijna iedereen online moest werken: ineens waren er per dag nog maar zo’n duizend mensen op de hele campus. Normaal zijn dat er 35.000.’
‘Dat brengt problemen met zich mee, want hoe leger een pand is, hoe meer er ongezien kan gebeuren. Dat is een van de redenen waarom er toen is besloten om nog maar één ingang per gebouw open te laten. Na een week of wat hadden we wel zo’n beetje alles georganiseerd wat er te organiseren viel. Dan ga je van de crisisfase naar de stabiele fase. Vanaf dat moment zijn we vooruit gaan kijken naar wat er zou moeten gebeuren als er versoepelingen kwamen.’

Ook Delfos keek uit naar dat moment. Daarbij waren de afstudeerders zijn eerste zorg. ‘Afstudeerprojecten moesten zo snel mogelijk hervat worden. Als je als studententeam bijvoorbeeld een roeirobot of een windturbine moet bouwen, dan kun je dat gewoon niet simuleren op de computer.
Vanaf 5 april konden we gelukkig weer open voor afstudeerders uit de bachelor, dat waren er bijna 400. Ze werken normaal in teams van vier, maar de afspraak was dat er nooit meer dan twee studenten van een team tegelijk in een lab mochten zijn. En je kan dan bijvoorbeeld ook niet met zijn tweeën boven één microscoop hangen, dat moet je via een scherm bekijken. Aan zulke regels moesten ze hun afstudeerwerk aanpassen. De beheerders van de labs hadden daarbij het laatste woord, want zij zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de anderhalve meter daar. ’

Grote puzzel

‘Ook in Q4 zijn we verder dicht gebleven, we deden zoveel mogelijk online en registreerden wat studenten daardoor misten. De grootste puzzel voor mij was echter hoe we weer open zouden moeten gaan op 1 september. Dat is gelukt door te roosteren van half negen ’s ochtends tot half acht ‘s avonds. Daarbij hebben we de eerstejaars in grote clusters verdeeld, waarbij ze allemaal twee keer per week een halve dag op de faculteit kunnen komen, een keer ’s ochtends en een keer ’s middags. We kunnen op die manier normaal vaardigheidsonderwijs geven, maar met heel andere aantallen. Je zit bijvoorbeeld met 20 studenten in een werkcollegezaal waar er eerst 60 in konden. Maar alle studenten kunnen op die manier wel wekelijks naar de faculteit komen. Om dat te bewerkstelligen, heeft Facilitair Management heel veel werk verricht.’

Ventilatievraagstuk

Daar kan Lander over meepraten: hij coördineerde de werkzaamheden die vanuit het Centrale Crisisteam door CRE&FM en ICT opgepakt moesten worden. ‘FM is in alle panden bezig geweest om ze op de anderhalvemeterregel in te richten. Dat begon met het opmeten van alle zalen om te kijken hoeveel mensen daar dan in pasten. Het ventilatievraagstuk speelde daar ook een rol in. Op basis van vierkante meters pasten er misschien 30 mensen in, maar op basis van de luchtbehandeling dan nog maar 20. Dat wordt dan het maximum. Het was een stevige klus, waar ook wel discussies over kwamen. We zijn hetzelfde nu aan het doen voor de vergaderruimtes.’ Delfos: ‘Daar kwam toen nog de maatregel van maximaal 30 mensen per locatie overheen. We hebben nu dus zalen waar qua ruimte en ventilatie 43 mensen in kunnen, maar dat mag momenteel niet.’

96 projectgroepen

Het project- en praktijkonderwijs was misschien wel de grootste uitdaging voor Delfos. ‘De 700 eerstejaars hebben mechanische ontwerpprojecten. Daar doen 96 projectgroepen van zeven of acht studenten aan meeHoe kon ik ervoor zorgen dat die allemaal twee uur lang coronaveilig aan een projecttafel op anderhalve meter afstand van elkaar konden werken? Samen met Education & Student Affairs en de projectdocenten zijn we er uit gekomen.’ 

‘Ik geef zelf – samen met vijftien student-assistenten en promovendi – voor 500 studenten een tweedejaarspracticum thermofluids. We hebben de proefopstellingen verdeeld over drie verschillende labs in het gebouw, waar dan steeds zes proefopstellingen op gepaste afstand van elkaar staan. Ook materiaalkundepractica en draai- en freesinstructies in de werkplaats moet je fysiek op de campus doen. Dus al doen we nog zoveel online, het blijft een enorme puzzel. Elke ruimte is bijna continu vol geroosterd. Elk dagdeel staan er in de labs studenten aan robots, warmtewisselaars, windtunnels en andere machines te knutselen.’

Flessenhals

Dat er weer veel studenten naar de campus kwamen, betekende dat de logistiek een rol ging spelen. ‘Daar is een speciale werkgroep zich mee bezig gaan houden. Welke verkeersstromen hebben we op de campus en hoe kunnen we die reguleren? Een voorbeeld is het verplaatsen van de fietsenrekken bij ME naar de achterkant van het gebouw, zodat niet iedereen dezelfde ingang neemt. We hebben ook met de vervoersbedrijven gesproken over de verwachte piektijden. Tot nu toe valt het door de onderwijsspreiding heel erg mee’, vertelt Lander. Bij zulke gesprekken wordt ook vooruit gekeken. ‘We hebben bijvoorbeeld met de gemeente potentiële knelpunten besproken. Neem de Abtswoudsebrug. Als die opengaat, kan er wel een rij met fietsers van 100 meter staan. Wat gaan we doen met zo’n flessenhals? Misschien moet die brug straks wel dicht blijven tussen half negen en negen uur. Op dit moment is dat nog niet aan de orde, maar het is belangrijk dat we die gesprekken gevoerd hebben.’

Beiden kijken terug op een periode van heel hard werken, en telkens mee bewegen met nieuwe maatregelen. ‘Op de dag dat ik de inroostering voor mijn thermodynamicapracticum in Brightspace wilde openzetten, was er net een persconferentie. Die hebben we maar even afgewacht. Bleek dat de maatregelen twee weken lang verscherpt werden. Toen hebben we het practicum een week opgeschoven en nog eens extra kritisch bekeken op veiligheid’, zegt Delfos. Lander: ‘Er kwamen in het begin ook telkens nieuwe vragen op ons af. Hoeveel alcohol moet er in de schoonmaakmiddelen zitten om het virus te kunnen verwijderen? Mag een BHV-er wel een coronapatiënt beademen als dat nodig is? Niemand wist het op dat moment. En telkens als er landelijk nieuwe maatregelen komen, blijft het ook nu nog spannend: wat betekent dat voor ons? Naarmate de tijd vordert, krijgen we meer grip op de situatie, maar het blijft afwachten hoe lang het nog duurt.’ 

Nieuwe wereld

‘Het is een compleet nieuwe wereld. Heel veel weten we nog niet. Daarom is iedereen, de overheid, het OMT, TU Delft, met de hand aan de kraan aan het regelen’, zegt Delfos. ‘Ik had het geluk dat mijn eigen vakken in de eerste twee kwartalen zitten, zodat ik in maart en april veel tijd had om me hier mee bezig te houden. Het was voortdurend zoeken naar wat wel en wat niet mocht en kon. Bijna al het bachelor-projectwerk kon hervat worden, zij het met strenge logistiek. Inmiddels hebben we een mooie modus operandi, dus im Großen Ganzen gaat het goed, en ik spreek elke dag veel studenten die blij zijn dat ze ook weer geregeld op de faculteit zijn. Dat hebben jullie goed voor elkaar gekregen, John!’

Lander: ‘Ja, we organiseren veel. De zaalindeling en pijlen op de grond. Maar uiteindelijk gaat het om de mensen zelf. Dat is ook nog een ding. Je kunt het gedrag van mensen proberen te sturen met borden en pijltjes, maar als ze het niet goed doen, wie spreekt ze dan aan?’ vraagt Lander zich af. Daar heeft Delfos wel een antwoord op: ‘In de werkplaats hebben ze 20 latten van anderhalve meter gemaakt, in allerlei ruimtes staat zo’n ding. Af en toe loop je met zo’n lat naar een groepje studenten toe, en zeg je: denken jullie er een beetje om? Dat helpt.’ En als we het toch over gedrag hebben, moet Lander nog een ding van het hart: ‘Vanaf het begin van de crisis is me opgevallen hoe bereidwillig iedereen was om er met zijn allen te zorgen dat we dóór konden. Het was mooi om te zien hoe we elkaar op zo’n moment wisten te vinden in de organisatie.’