Algemene voorwaarden
X TU Delft hanteert een aantal voorwaarden met betrekking tot de verhuur van ruimtes. Deze algemene voorwaarden Ruimteverhuur vindt u hieronder.
- U kunt uw aanvragen voor ruimteverhuur en cateringservices indienen via het volgende e-mailadres: hospitality-x@tudelft.nl. Wij ontvangen uw aanvraag graag zo vroeg mogelijk, uiterlijk één week voorafgaand aan het evenement.
- Als de reservering is bevestigd, kunt u de definitieve deelnemersaantallen tot uiterlijk drie werkdagen voor het evenement wijzigen.
- U kunt uw behandelingen indienen bij onze medewerker Hospitality van maandag tot en met vrijdag tussen 09:00 en 17:00 uur.
- Het is op het gehele terrein van X niet toegestaan zelf meegebrachte consumpties te nuttigen. U kunt uw cateringwensen aangeven bij de reservering via het bovenstaande e-mailadres. U kunt het overzicht van ons aanbod vinden onze website. Mocht u de arrangementenlijst willen inzien, dan kunnen wij u die op verzoek e-mailen.
- Voor huur van de ruimtes betaalt u een uurtarief. Een overzicht van de ruimtes, inclusief de prijs en overige specificaties, kunt u vinden op de website. Op verzoek kunnen we u op maat adviseren.
- Extra faciliteiten zoals catering, audiovisuele middelen, extra inzet personeel en overige materialen worden aan de aanvrager doorberekend. U kunt een prijslijst vinden op onze website. Op verzoek kunnen wij u een prijslijst toezenden.
- Indien u dat wenst, kan in overleg met de afdeling Hospitality het gebouw van X eerder worden geopend of later worden gesloten. De kosten voor de inzet van extra personeel ten behoeve hiervan worden doorberekend aan de aanvrager.
- In het kader van de veiligheid, zullen wij extra personeel inzetten (BHV/Beveiliging) als wij dat noodzakelijk achten. De hiermee samengaande kosten zullen worden doorberekend aan de aanvrager.
- In bepaalde verhuuraanvragen wordt gebruik gemaakt van gevoelige apparatuur, materialen of instrumenten. Deze zaken worden alleen verhuurd samen met een technicus van het Licht- & Geluidsteam van X. De kosten hiervan zullen aan de aanvrager worden doorberekend.
- X heeft maatregelen getroffen om te waken over de veiligheid en de eigendommen van onze gasten. Desondanks kan X niet aansprakelijk gesteld worden voor ongelukken, diefstal of het anderszins zoekraken en/of beschadigen van eigendommen.
- In verband met concurrentie is het niet toegestaan ruimtes te huren om trainingen en/of lessen te verzorgen die gelijkwaardig zijn aan het bestaande aanbod van X.
- X behoudt zich het recht voor om aanvragen/activiteiten te allen tijde te mogen weigeren.
- U kunt de reservering tot maximaal 4 werkdagen van tevoren kosteloos wijzigen of annuleren. De kosten kunnen worden teruggevraagd door middel van het restitutieformulier, opvraagbaar via de hosts. Als u de reserveringsovereenkomst binnen 4 dagen voor aanvang van de verhuur annuleert, zullen alle reeds ingeplande personele uren, de zaalhuur en/of catering volledig in rekening worden gebracht. Als u een annulering op maat verlangt, zullen wij indien nodig andere annuleringsvoorwaarden scheppen. Deze voorwaarden worden gemeld bij de bevestiging van de reservering.